Panduan

Panduan penggunaan program Openbravo baik itu Point Of Sales (POS) dan atau Enterprise Resource Planning (ERP), bisa anda follow video tutorial pada channel youtube disini.

Tombol Posting

diposting pada tanggal 9 Sep 2019 02.28 oleh David S   [ diperbarui 11 Sep 2019 03.14 oleh Putra Agung ]

Pada defaultnya Aplikasi Openbravo tidak dapat langsung mem-posting suatu invoice, order atau dokumen lainnya. Untuk menampilkan tombol posting harus melalui cara-cara seperti berikut:

Application > General Setup  >  Application > Session Preferences


  1. Setelah masuk season preference klik checkbox Enable Accounting.
  2. Lalu klik Save Preferences.
  3. Lalu klik tombol drop down user dan klik Apply .
  4. Log Out dan Log In kembali.

Mengganti User Role

diposting pada tanggal 2 Sep 2019 20.19 oleh David S   [ diperbarui 11 Sep 2019 03.04 oleh Putra Agung ]

Aplikasi Openbravo memiliki fitur role/tingkatan, ada juga user yang memiliki lebih dari satu role sehingga dapat mengakses informasi yang sesuai rolenya sendiri. 

Berikut merupakan langkah untuk mengganti role menjadi yang diinginkan:
  1. Login seperti biasa pada aplikasi Openbravo.
  2. Kemudian klik pada menu profile username.
  3. Lalu pilih role yang anda ingin gunakan.
  4. Tekan tombol "Apply" atau "Terapkan".
Seperti gambar dibawah ini:


Pelunasan Sales Invoice Pajak P*

diposting pada tanggal 23 Agu 2019 03.12 oleh Putra Agung   [ diperbarui2 Okt 2019 08.00 ]

Berikut langkah-langkah melakukan pelunasan invoice pajak p*:
  1. Pada Organization Pajak lakukan pelunasan invoice secara normal kemudian,
  2. Karena jumlah uang yang diterima lebih banyak maka selisihnya dialokasikan pada GL/Item.
  3. Klik label GL/Item untuk menampilkan panel.
  4. Tekan tombol New untuk membuat data GL/Item baru.
  5. Pilih GL/Item Unlocated Payment dan isi kolom Received In dengan nilai selisih tadi.
  6. Pilih kolom Action Regarding Document dengan Process Payment.
  7. Tekan tombol Done.
  8. Kemudian buat dokumen Internal Payment Transfer.
  9. Pindahkan nilai selisih tadi dari Organization Pajak ke Organisation P*.
  10. Pada Organisation P* buat dokumen Payment Out baru.
  11. Klik label GL/Item untuk menampilkan panel.
  12. Tekan tombol New untuk membuat data GL/Item baru.
  13. Pilih GL/Item Unlocated Payment dan isi kolom Paid Out dengan nilai selisih tadi.
  14. Pilih kolom Action Regarding Document dengan Process Payment.
  15. Tekan tombol Done.
  16. Pada Organization P* lakukan pelunasan invoice secara normal.

Cost to Cost atau Reimbursement Invoice

diposting pada tanggal 23 Agu 2019 01.46 oleh Putra Agung   [ diperbarui11 Sep 2019 03.10 ]

Berikut tahapan-tahapan untuk membuat invoice dengan tambahan tagihan/item yang bersifat cost to cost atau reimbursement:
  1. Buat dokumen invoice normal seperti biasa, apabila ada item reimbursement kemudian,
  2. Tekan tombol New untuk membuat data line baru.
  3. Pada tab Lines klik label More Information.
  4. Check kolom Financial Invoice Line.
  5. Pilih kolom Account dengan Pendapatan Reimbursement.
  6. Tekan tombol Save untuk simpan data.
  7. Tekan tombol Complete.
Lawannya akun reimbursement:
  1. Buat dokumen payment (bank/kas) normal seperti biasa, ketika terdapat invoice yg ada item reimbursement,
  2. Klik label GL Items.
  3. Klik tombol New untuk membuat data GL/Item baru.
  4. Pilih GL/Item dengan Biaya Reimbursement.
  5. Pilih Action Regarding Document dengan Process Payment.
  6. Tekan tombol Done.

Financial Account & Reconciliation

diposting pada tanggal 6 Agu 2019 02.06 oleh David S   [ diperbarui 11 Sep 2019 03.09 oleh Putra Agung ]

Penggunaan Financial Account digunakan untuk membuat pencatatan dana yang masuk atau keluar dalam rekening suatu perusahaan. 
Proses pencatatan Financial Account melalui siklus berikut:

Purchase / Sales Order  dan atau  Purchase / Sales Invoice  >  Payment In / Out  >  Financial Account
Cara melakukan pencatatan di Financial Account:

Application  >  Financial Management  >  Receivables & Payables  >  Transactions  >  Financial Account

  1. Tentukan FA yang ingin ditambahkan pencatatan
  2. Klik Add Multiple Payments
  3. Pilih catatan Payment In / Outnya
  4. Klik Done
Reconciliation atau Reconcile merupakan proses akuntansi yang memastikan nilai uang yang keluar dari suatu FA sama dengan uang yang dipakai dan sebaliknya.
Cara melakukan Reconcile

Application  >  Financial Management  >  Receivables & Payables  >  Transactions  >  Financial Account
  1. Tentukan FA yang akan di Reconcile
  2. Klik Reconcile
  3. Pilih list Payment yang akan di Reconcile
  4. Copy nilai di Difference lalu paste di kolom Ending Balance dan ditambahkan - diawal (-xxxxxx)
  5. Klik tombol Reconcile.

Payment In & Payment Out

diposting pada tanggal 6 Agu 2019 00.49 oleh David S   [ diperbarui 11 Sep 2019 03.08 oleh Putra Agung ]

Dokumen Payment In dan Payment out merupakan dokumen yang mencatat bukti masuk dan keluarnya uang dalam Bank/Cash. Untuk pembuatan kedua dokumen ini memliki prinsip dan cara yang mirip, bedanya untuk Payment In mengambil berbagai macam dokumen Sales Order / Sales Invoice sebaliknya Payment Out mengambil berbagai macam dokumen Purchase Order/ Purchase Order.
Berikut akan dibuat cara membuat Payment Out (Purchase Order dan Purchase Invoice).

Application  >  Financial Managemeng  >  Receivable & Payable  >  Transaction  >  Payment In / Out


  1. Klik tombol Create New Record 
  2. Tentukan Organisasi yang melakukan transaksi
  3. Menentukan Payment Method (Metode pembayaran)
  4. Mentukan Paying From (Sumber pembayaran)
  5. Klik Tombol Save 
  6. Klik tombol Add Details
  7. Pilih Transaction Typenya (Bisa Invoice/order saja atau bisa keduanya)
  8. Bila ada biaya-biaya lain yang tidak ada ataupun tidak tercatat di Invoice/Order dapat tambahkan di GL Items (Bensin, Tambal Ban, dan pengeluaran lain yang tidak ada Receipt)
  9. Untuk Action Regarding Document dapat memilih Process Made Payment / Process Made Payment and Withdrawal, Perbedaannya untuk yang Process Made with Withdrawal menunjukan bahwa uang sudah ditarik dan langung masuk ke Financial Account.
  10. Klik Done
**Mengganti Mata Uang/Currency pada Invoice
        Pada Payment In/Payment Out klik More Information > Price List > Tentukan Currency yang akan digunakan.



Internal Company Transfer

diposting pada tanggal 5 Agu 2019 00.21 oleh David S   [ diperbarui2 Sep 2019 01.05 ]

Internal Company Transfer merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi pengiriman uang dalam antar perusahaan di suatu group atau antar divisi suatu perusahaan.

Cara pembuatan Internal Company Payment
Application  >  Financial Management  >  Receivable & Payable  >  Transaction  >  Internal Company Transfer

  1. Isi kolom Organization
  2. Isi kolom  Payment Method
  3. Isi Payment Date
  4. Isi Accounting Date
  5. Isi Financial Account
  6. Setelah semua kolom yang di buthkan terisi klik tab Lines
  7. Isi kolom Orgaization,Payment Method dan Financial Account dari drop down.
  8. Klik tombol Save 
  9. Setelah itu klik tombol Complete, lalu akan muncul Tab Document Action.
  10. Pilih Complete pada "Action regarding document".
  11. Klik OK

Internal Company Payment

diposting pada tanggal 4 Agu 2019 23.40 oleh David S   [ diperbarui4 Agu 2019 23.41 ]

Transaksi Internal Company Payment merupakan dokumen yang digunakan untuk membuat transaksi pembayaran suatu perusahaan/divisi yang membayarkan suatu kebutuhan perusahaan/divisi lain yang berada didalam suatu group yang sama.

Contoh, Perusahaan A membayarkan biaya urusan kebutuhan kantor perusahaan B. Maka dengan Internal Company Payment dapat dibuat Catatan pembukuan penghutang (Perusahaan B) dan pemberi pinjaman (Perusahaan A) lengkap dengan rinciannya.

Cara pembuatan Internal Company Payment
Application  >  Financial Management  >  Receivable & Payable  >  Transaction  >  Internal Company Payment


  1. Setelah itu klik tombol Create New Record  dan isi kolom organisasi
  2. Isi tanggal pembayaran
  3. Isi tanggal pembukuan
  4. Isi Payment Method (Cara pembayaran)
  5. Isi Financial Account (Sumber Pembayaran)
  6. Setelah itu klik Tab Lines
  7. Setelah itu Klik Create New Record  
  8. Isi kolom Organization, Payment Method, G/L Item (Kategori Kebutuhan), Financial Account dan Description (Opsional)
  9. Klik Tombol Save 


Account Tree

diposting pada tanggal 31 Jul 2019 03.05 oleh David S   [ diperbarui 31 Jul 2019 18.35 oleh Putra Agung ]

Account Tree adalah kumpulan Account (Chart of Account) yang digunakan pada sebuah General Ledger perusahaan (Asset,Liabilitas,Ekuitas dll).
Jenis Element Level ada 4 macam:
  1. Headings (tipe group atau summary)
  2. Breakdown (tipe group atau summary)
  3. Account (tipe group atau summary)
  4. Subaccount (paling akhir dan hanya bisa digunakan untuk posting journal)
Kolom Jenis Element Level 1,2 dan 3 tidak bisa digunakan posting journal, hanya digunakan sebagai pengelompokan nilai posting, pengelompokan atau grouping akun digunakan saat menampilkan laporan, apabila saat membuat laporan pilih Account Level sama dengan Subaccount maka nilai-nilai akun yang ditampilkan akan terperinci.
Kolom Account Type digunakan sebagai pengelompokan jenis akun, misalnya akun tersebut termasuk jenis Aset, Liability, Revenue atau Expense.

Contoh kita ingin menambahkan Account Tree sederhana yaitu menambah akun "Alphard", langkah-langkahnya sebagai berikut:
Aset
        ^Aset Lancar
                ^Kas
                        *Kas Kecil
                        *Kas Besar
        ^Aset tidak Lancar
                *Saham
                ^Kendaraan
                        *Alphard

Berikut langkah-langkahnya:

  1. Pilih dan Klik GL-Ledger atau Account Tree yang sudah ada, lalu klik tab Element Value
  2. Klik tombol Create New Record .
  3. Lalu isi kolom Search key dengan kode COA, Element Level dan Account Type.
  4. Setelah selesai Klik tombol Save dan Selesai.
  5. Tekan tombol Tree pada toolbar untuk menampilkan struktur tree.
  6. Kemudian buat Account lainnya dengan cara yang sama seperti diatas, berikut merupakan contoh hasil akhirnya:

Sales Invoice / Bukti Tagihan Penjualan

diposting pada tanggal 10 Jul 2019 19.46 oleh David S   [ diperbarui 2 Sep 2019 03.57 oleh Putra Agung ]

Fitur Sales Invoice

Fitur ini digunakan untuk membuat dokumen mengelola tagihan penjualan terhadap pelanggan.

A.Membuat Transaksi Sales Invoice secara manual di Openbravo


Pada top menu pilih menu Applications > Sales Management > Transactions > Sales Invoice

  1. Tekan tombol New Record  pada Menu Toolbar
  2. Kolom Organisasi pilih organisasi dari drop down
  3. Kolom Business partner pilih dari drop down
  4. Kolom Partner Address akan secara otomatis terisi jika telah di set sebelumnya
  5. Setelah itu isikan nomor dokumen
  6. Pada kolom Invoice Date, masukan Tanggal diterbitkannya faktur digunakan untuk menghitung tgl pembayaran jatuh tempo atau defaultnya adalah tanggal hari ini
  7. Pada kolom payment term, pilih dari drop down, tanggal kapan faktur harus dibayar. Defaultnya adalah sesuai yang diset pada settingan pada Business Partner
  8. Pada kolom Payment Method pilih cara pembayaran dari drop down yang tersedia, dapat berupa transfer atau tunai
  9. Pilih Price List dengan cara klik drop down
  10. Lalu tekan tombol Save  pada Menu Toolbar
  11. Lalu pindahkan cursor ke bagian Lines
  12. Tekan tombol New Record pada Menu Toolbar untuk membuat Lines baru
  13. Lines berisi informasi nama produk, jumlah dan harga net produk serta ppn yang dikenakan
  14. Lalu tekan tombol Save  pada Menu Toolbar
  15. Setelah itu klik Complete pada Toolbar bila sudah selesai.
    **Mengganti Mata Uang/Currency pada Invoice
        Pada Sales Invoice klik More Information > Price List > Tentukan Currency yang akan digunakan.

B.Membuat Transaksi Sales Invoice melalui Create Lines From di Openbravo

Pada top menu pilih menu Applications > Sales Management > Transactions > Sales Invoice

  1. Tekan tombol New Record   pada Menu Toolbar
  2. Kolom Organisasi pilih organisasi dari drop down
  3. Kolom Business partner pilih dari drop down
  4. Kolom Partner Address akan secara otomatis terisi jika telah di set sebelumnya
  5. Setelah itu isikan nomor dokumen
  6. Pada kolom Invoice Date, masukan Tanggal diterbitkannya faktur digunakan untuk menghitung tgl pembayaran jatuh tempo atau defaultnya adalah tanggal hari ini
  7. Pada kolom payment term, pilih dari drop down, tanggal kapan faktur harus dibayar. Defaultnya adalah sesuai yang diset pada settingan pada Business Partner
  8. Pada kolom Payment Method pilih cara pembayaran dari drop down yang tersedia, dapat berupa transfer atau tunai
  9. Pilih Price List dengan cara klik drop down
  10. Lalu tekan tombol Save  pada Menu Toolbar
  11. Pada bagian Toolbar klik Create Lines From
  12. Dalam tab menu Create From Invoice
  13. Tentukan Order/Shipments yang akan dipilih melalui Drop Down 
  14. Klik OK


C.Membuat Transaksi Sales Invoice melalui Copy Lines di Openbravo

Pada top menu pilih menu Applications > Sales Management > Transactions > Sales Invoice

  1. Tekan tombol New Record  pada Menu Toolbar
  2. Kolom Organisasi pilih organisasi dari drop down
  3. Kolom Business partner pilih dari drop down
  4. Kolom Partner Address akan secara otomatis terisi jika telah di set sebelumnya
  5. Setelah itu isikan nomor dokumen
  6. Pada kolom Invoice Date, masukan Tanggal diterbitkannya faktur digunakan untuk menghitung tgl pembayaran jatuh tempo atau defaultnya adalah tanggal hari ini
  7. Pada kolom payment term, pilih dari drop down, tanggal kapan faktur harus dibayar. Defaultnya adalah sesuai yang diset pada settingan pada Business Partner
  8. Pada kolom Payment Method pilih cara pembayaran dari drop down yang tersedia, dapat berupa transfer atau tunai
  9. Pilih Price List dengan cara klik drop down
  10. Lalu tekan tombol Save  pada Menu Toolbar
  11. Di menu Toolbar pilih opsi Copy Lines
  12.                                                               
  13. Klik logo Invoice Selector
  14. Pilih Invoice yang diinginkan,untuk mempermudah pencarian anda dapat menggunakan Fitur Primary Filter untuk menyaring dan mencari Invoice berdasarkan nama,tipe,tanggal faktur dibuat dan lainnya
  15. Klik OK
  16. Setelah selasai pilih Complete di menu Toolbar

Referensi Tutorial Video Online :

1-10 of 37